第一章总则

第一条 为规范公共资源交易服务电子文件与交易服务电子档案管理，确保电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性，根据《中华人民共和国档案法》（2016年修正）、《北京市公共资源交易监督管理办法（试行）》（京发改[2017]1102号）、《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)等法律法规及技术规范制定本办法。

第二条 本办法适用于进入北京市公共资源交易建设工程分平台（以下简称建设工程分平台）开展交易的项目。

第三条北京市建设工程发包承包交易中心（以下简称交易中心），作为建设工程分平台的运营服务机构，依据《北京市公共资源交易监督管理办法（试行）》所赋予的职能，对进场交易项目所产生的电子文件以及交易服务电子档案（以下统称电子档案）进行规范管理。

第四条 本办法下列术语的定义分别为：

（一）电子文件：是指进场交易活动全过程中，通过计算机等电子设备形成的文字、图表、图像、音频、视频等信息，以数字形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统等电子设备阅读、处理、存取并可在通信网络上传输的不涉及国家安全、国家秘密的文件。电子文件由内容、结构、背景组成。

（二）交易服务电子档案：交易服务过程中产生的具有凭证、查考和保存价值并按照档案管理要求归档的电子文件。

（三）元数据：描述电子文件和交易服务电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

（四）信息包：是一种包括数据呼叫控制信号的二进制数字的序列，它是作为一个整体进行交换和传送的。其中数据、呼叫控制以及可能有的差错控制信息按照规定的格式进行排列。

（五）归档电子文件：是指根据相关法律法规应予归档的电子文件以及相应的支持软件参数和其他相关数据。

（六）非归档电子文件：是指不属于法定归档范围，各相关主题根据实际情况予以保存归档的电子文件以及相应的支持软件参数和其他相关数据。

（七）归档过程：业务部门将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案管理部门提交的过程。

（八）逻辑归档：在计算机网上进行，不改变存储方式和位置向档案管理部门移交电子文件管理权限移交的过程。

（九）物理归档：通过信息系统将业务流程产生的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，并向档案管理部门移交的过程。

（十）在线归档：通过计算机网络，将电子文件及相关数据向档案管理部门移交的过程。

（十一）离线归档：将应归档的电子文件及相关数据存储至可脱机存储的载体上并向档案管理部门移交的过程。

第五条 电子档案须遵循真实性、可靠性、完整性和可用性原则。

（一）真实性：电子文件、交易服务电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。

（二）可靠性：电子文件、交易服务电子档案客观、完全、准确地表达其所反映的事物、活动或事实的性质。

（三）完整性：电子文件、交易服务电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。

（四）可用性：电子文件、交易服务电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。

第二章基本功能及管理要求

第六条 根据国家档案局印发的《电子档案管理系统基本功能规定》，交易中心电子档案管理系统应当具备交易服务档案的接收登记、分类组织、鉴定处置、权限控制、检索利用、安全备份、统计打印、移交输出、系统管理等基本功能。

第七条 交易中心电子档案管理系统是指能够对交易服务过程中产生的电子文件进行收集、整理、鉴定、统计、维护、利用和处置的计算机信息系统，满足交易中心交易服务档案履行档案公共服务的要求。

第八条 交易中心依据《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》（档发[2016]11号）对档案的管理工作坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的管理原则。

第三章电子档案管理职责

第九条 依据《电子文件归档与电子档案管理规范》，电子档案管理应明确各职能部门对电子文件归档和交易服务电子档案管理的职责分工：

（一）交易中心档案管理部门负责制电子档案管理制度，提出业务系统电子归档管理的功能要求，指导电子文件形成或办理部门按归档要求管理应归档电子文件；负责电子档案编目、管理和处置等各项管理工作；

（二）信息开发部门负责电子档案管理系统建设、系统应用培训等工作，为电子档案管理提供信息化支持；

（三）系统保障部门负责电子档案管理系统的日常运行维护；

（四）电子文件形成或办理部门负责电子文件的收集、整理、著录和移交归档等工作；

（五）涉密交易服务档案参照有关规定执行。

第四章电子档案归档

第十条 依据《中华人民共和国电子签名法》（2015年修正），交易档案归档以及交易档案管理工作所产生的电子文件需进行电子签名。

第十一条 依据《北京市公共资源交易监督管理办法（试行）》规定，交易中心对交易过程产生的电子文档、音视频资料以及纸质资料等，进行归档保存。交易中心电子档案至少保存5年以上，国家重点工程交易服务档案的保存期限依据《国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表》（DA/T 28-2002）附件《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》规定执行。

第十二条 依据《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》规定，交易项目电子文件应当按照归档要求实时收集完整，按照项目电子档案分类体系，组成文件信息包和元数据。电子档案管理系统应依据档号等要素在计算机存储器中逐级建立文件夹，分类存储电子档案及其组件，并在元数据中自动记录电子档案在线存储路径。

第十三条 电子文件形成或办理部门应定期将已收集、积累并经过整理的交易服务电子文件及元数据向档案管理部门提交归档，归档时间最迟不能超过文件形成后的三个月。归档操作应依托安全的网络环境或专用离线存储介质，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及其元数据的在线归档或离线归档。

第十四条 依据《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》规定，交易服务项目电子文件完成整理后，由形成部门对文件信息包进行鉴定和检测；完成鉴定和检测后，由相关责任人确认归档，赋予归档标志。归档标志中应当含有归档责任人、归档时间、文件信息包名称等信息。交易项目如同时存在电子文件和纸质文件时，归档时应保证两者建立对应关系并保持内容信息一致性。

第五章电子档案保管

第十五条 交易中心电子档案管理系统应当按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定，建立电子档案管理系统和电子档案内容的安全保密防护体系，保证交易服务电子档案不被非法篡改。

第十六条 电子档案载体应按照国家相关要求进行管理和存放。采用在线存储系统应实施容错技术方案，定期扫描、诊断硬磁盘，发现问题应及时处理。采用离线存储载体的应在符合保管条件的环境中存放，一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

第十七条 建立交易服务电子档案利用制度，采用有效手段，保证招投标项目电子档案方便快捷利用，同时确保电子档案在利用中的安全。电子档案的提供利用应严格遵守国家相关保密规定。根据工作岗位、职责等要求在交易服务电子档案管理系统中为利用者设置相应的交易服务电子档案利用权限。对交易服务电子档案采用在线提供利用时应遵守国家有关信息安全的相关规定，从技术和管理两方面采取严格的管理措施。

第六章电子档案利用和销毁

第十八条 交易中心档案管理部门负责相关电子档案的利用和销毁工作。

第十九条 归档电子文件的利用应符合以下要求：

（一）属于信息公开范围的电子文件，应当按照国家有关规定，经整理、鉴定提供利用；不属于信息公开范围的电子文件，按照国家有关档案、保密、信息安全、知识产权保护等方面法律法规的要求，可在规定范围内提供利用。

（二）各行政机构、公检法机关、市场主体等需要调用档案的，需填写调用申请并经北京市住建委及交易中心相关部门审批后方可使用。

（三）应当为利用者提供真实、可靠的电子文件，并采取有效措施确保电子文件不受损害。

（四）对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措施，并遵守国家有关保密规定。

（五）归档的电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

第二十条 交易项目电子档案超过保存期限并失去保存价值后，应在履行销毁审批手续后，采取一定技术措施进行信息清除工作。涉密电子档案的信息清除和介质销毁应当按照保密相关要求进行。从在线存储设备、异地备份系统中彻底删除应销毁的交易服务电子档案。

第二十一条 交易中心电子档案管理系统应严格管理，包括：过程元数据、日志自动记录鉴定、销毁活动，并将被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库。同时销毁电子档案的离线存储介质，对其实施破坏性销毁。实施销毁前，应对备份其中的其他电子档案进行离线存储介质的转换。填写交易服务电子档案销毁登记表并归档保存。

第七章附则

第二十二条 本办法由交易中心有关部门负责解释。

第二十三条 法律法规或国务院行政监督管理部门对电子文件管理另有规定的，从其规定。

第二十四条 本办法自发布之日起施行。

附件：1.中华人民共和国档案法

    2.中华人民共和国电子签名法（2015年修正版）

    3.北京市公共资源交易监督管理办法（试行） （2017年7月24日印发）

    4.电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T 18894-2016  2017年3月1日实施）

    5.电子档案管理系统基本功能规定（2017年12月29日印发）

    6.CJJT117-2007建设电子文件与电子档案管理规范（CJJ/T 117-2007  2008-01-01印发）

    7.建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法（国家档案局国家发改委2016年11号）

    8.国家重大建设项目文件归档和保管期限表

北京市建设工程发包承包交易中心

二〇一九年一月二十二日